Cómo organizar el inventario de una refaccionaria
Por Ascendio Tech LLC · Actualizado el
Un inventario de refaccionaria ordenado tiene tres cosas: cada pieza con una clave única y su número de parte, cada pieza con la aplicación (marca, modelo y años del carro) en columnas separadas, y cada pieza con una ubicación física (pasillo, anaquel, nivel) marcada con etiqueta. Con eso cualquiera de tu equipo encuentra la pieza en segundos, sabe si le queda al carro del cliente y el número del sistema coincide con lo que hay.
1. Una clave por pieza
Cada pieza distinta lleva una clave tuya (SKU) que no se repite. Además:
- Número de parte del fabricante. Es lo que trae la caja y lo que busca el cliente que ya sabe qué quiere. Guárdalo tal cual, con guiones.
- Marca de la pieza. No es lo mismo una balata de una marca que de otra, aunque sirvan para el mismo carro.
- Código de barras, si lo trae, para cobrar escaneando.
Equivalencias (intercambios). Cuando una pieza de una marca sustituye a la de otra, anótalo. En Excel, una columna "equivale a" con los números de parte separados por coma funciona. Lo importante es que tu gente pueda buscar por cualquiera de los números.
2. La aplicación en columnas, no en el nombre
"Balata del. Versa 15-19" en el nombre sirve para leer, no para buscar ni para publicar en Mercado Libre. Sepáralo:
| SKU | Pieza | Marca vehículo | Modelo | Año desde | Año hasta | Posición |
|---|---|---|---|---|---|---|
| BAL-0123 | Balata | Nissan | Versa | 2015 | 2019 | Delantera |
Fila de ejemplo, ilustrativa: confirma la aplicación en el catálogo del fabricante.
Si una pieza le queda a varios carros, agrega un renglón de aplicación por cada uno. Usa los nombres de modelo como los escribe el catálogo que vas a usar (por ejemplo, el de Mercado Libre): "Trailblazer", no "Trail Blazer".
3. Ubicaciones que cualquiera entienda
- Define niveles. Por ejemplo: Pasillo → Anaquel → Nivel. Si tienes bodega aparte, ponla arriba de todo.
- Nombra corto. "P3-A2-N4" se lee rápido y cabe en una etiqueta.
- Etiqueta el anaquel y la pieza. Con QR o código de barras, para escanear al cobrar y al contar.
- Agrupa por familia, no por proveedor: frenos con frenos, suspensión con suspensión. Lo que más vendes, cerca del mostrador.
- Cuando muevas una pieza, cambia su ubicación en el sistema. Si no, la ubicación deja de servir en un mes.
4. Cómo pasar tu Excel a un sistema sin sufrir
- Limpia antes. Quita renglones repetidos y piezas que ya no manejas.
- Una columna por dato. SKU, nombre, número de parte, marca de la pieza, marca del vehículo, modelo, año desde, año hasta, precio, existencia, ubicación.
- Existencia real. Si tu Excel tiene números viejos, cuenta al menos lo que más vendes antes de migrar.
- Prueba con 50 piezas antes de cargar todo.
Cómo lo hace AutoPartner
- Cada pieza lleva SKU, número de parte, código de barras, marca, modelo y años del vehículo, y otros vehículos a los que le queda.
- En el mostrador buscas por nombre, número de parte, SKU, marca o modelo, o escaneas el código de barras.
- Árbol de ubicaciones con los niveles que tú definas y etiquetas QR.
- La carga masiva reconoce columnas de tu Excel y los exports de Aspel SAE, CONTPAQi Comercial y Microsip, y te enseña una simulación antes de cargar.
- En la implementación, nuestro equipo hace la migración, arma tus ubicaciones y pega las etiquetas.
Lo que no tiene hoy: un campo específico de equivalencias entre números de parte.